La méthode agile, une solution idéale pour travailler à plusieurs.

Comme nous, vous avez commencé votre activité et vous vous demandez un peu comment organiser vos flows de travail tout en facilitant l’autonomie de chacun ? Quelle méthodologie de travail choisir ? Comment optimiser votre travail? Comment augmenter votre rendement et votre productivité ?
On a un peu tâtonné avant de vraiment trouver notre méthodologie de travail mais dans notre équipe on a une folle de l’organisation qui vous fait ses recommandations. Présentation de la méthode agile.

Qu’est ce que la méthode agile ?

D’abord utilisée dans le monde du logiciel, la méthode agile permet à des individus et des groupes de travail d’intervenir ensemble et individuellement, sur place et à distance, sur un même projet.

Sa structure peu hiérarchisée et très transparente permet des prises de décisions rapides et pertinentes. Elle permet aussi une forte réactivité aux différentes situations.

Internet regorge d’explications sur le sujet, on vous laissera donc faire vos petites recherches si le sujet vous intéresse. Je vous laisse quand même quelques liens à consulter ici et ici.

La méthode agile permet à des individus et des groupes de travail d’intervenir ensemble et individuellement, sur place et à distance, sur un même projet.

Pourquoi on a choisi la méthode agile ?

Avant tout parce qu’elle nous permet de travailler très facilement ensemble que l’on soit à distance ou pas.

Elle nous permet également de consigner toutes nos tâches pour ne pas en oublier et de les hiérarchiser. Et dieu sait qu’il y en a des choses à faire quand on monte une entreprise!! D’ailleurs est-ce que vous nous suivez déjà sur Facebook, Instagram, Pinterest et Linkedin?.

Enfin, on l’adore car elle est hyper efficace : vous seriez surpris de la capacité de travail que l’on est capable d’abattre grâce à la méthode agile.

Le pré-requis essentiel

Attention néanmoins, la méthode agile repose sur un point essentiel : la confiance.

Chaque personne affectée à une tâche en est responsable. Elle a donc la possibilité de prendre des décisions relatives à cette tâche. Si cette décision impacte le process de travail d’une autre personne, elle doit lui en parler mais sinon, elle est pleinement en charge de sa mission.

Autrement dit : il n’y a pas de chef à proprement parler. Les décisions ne sont pas concentrées entre les mains (et les neurones) d’une seule personne. Les décisions sont fluides! Elles sont prises par les personnes compétentes, car toute personne prenant en charge une mission est, bien sûr, compétente pour la traiter.

Si vous avez du mal à déléguer, cette méthode ne vous conviendra pas !

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Concrètement comment marche la méthode agile chez Les Muses?

Le backlog

Pour commencer, on a ce qu’on appelle un backlog général.

C’est quoi un backlog?
Un backlog c’est un endroit (physique ou virtuel) dans lequel on vous allez consigner toutes les choses à faire, de la plus importante à la plus insignifiante, de la plus proche à le plus lointaine. Vous mettez TOUT dedans.

Dès qu’une idée vous passe par la tête, vous devez la noter le plus rapidement possible dans le backlog.

Un backlog c’est un endroit dans lequel on vous allez consigner toutes les choses à faire.

Pour notre entreprise par exemple, on a organisé un brainstorming pour définir tout ce qu’il fallait faire. Notre backlog contenait des tâches comme : rappeler untel, faire un business plan, faire le logo, etc…

Avoir un backlog très complet est vraiment essentiel. Prenez vite le réflexe de noter toutes les idées qui vous viennent, au moment où elles vous viennent. Chez Les Muses, on fonctionne différemment en fonction de nos 3 personnalités. Pascale préfère noter sur papier, Léa notera plus facilement sur son téléphone. Moi, je suis un peu à mi-chemin entre le carnet et le téléphone.

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Organiser son backlog

Votre backlog commence à être assez fourni (spoiler : à partir de maintenant il le sera pour toujours haha). Il est temps de l’organiser un peu!

Moi, j’aime bien fonctionner avec 4 colonnes : idées en vrac / priorités / en cours / terminé.
Toutes les idées vont donc passer chronologiquement par ces quatre colonnes.

Cette étape est très importante car elle vous permet de hiérarchiser vos tâches. C’est un peu comme être en face d’un immense escalier : plutôt que de voir l’ensemble qui fait trop peur, organisez vos marches une à une et faites des paliers.

Passez dans la colonne « priorité », toutes les tâches qui vous semblent essentielles dans la semaine à venir, le mois à venir ou le trimestre à venir.
Si votre colonne est déjà pleine avec les tâches de la semaine, n’allez pas plus loin.

Les Sprints 

C’est maintenant qu’on « court » dans le concret ! Vous allez créer votre premier sprint. Prenez toutes les tâches de votre colonne priorité : elles qui constitueront votre sprint.

Un sprint c’est l’organisation de vos tâches pour leur réalisation concrète avec une deadline. La date butoir est importante !! Elle peut être définie par une contrainte (vous avez un salon, une présentation) ou juste décidée arbitrairement. Soyez optimiste mais pas irréaliste. Pour notre premier sprint on avait décidé un peu à l’aveugle de tout faire en 3 semaines. On avait été trop fières de réussir à tout finir dans les temps malgré la masse de choses prévues!

Un sprint c’est l’organisation de vos tâches pour leur réalisation concrète avec une deadline.

Repartir les tâches : la règle des 3 paramètres

C’est maintenant que tout commence!
Pour les Muses c’est assez simple, chaque tâche est affectée à une Muse selon 3 paramètres simples :

  1. Est ce que je peux le faire ?
  2. Est ce que je veux le faire ?
  3. Est ce que j’ai le temps de le faire ?

 

Une fois que l’on a répondu à ces trois questions, chacune s’affecte ses tâches et définit des dates de rendu pour chaque tâche.

On révise toutes les trois le sprint dans sa globalité, on ajuste si besoin. On peut maintenant retourner dans le backlog général et passer toutes les tâches qui étaient dans la colonne « priorité », dans la colonne « en cours ».

Et c’est fini !! On est prêtes pour commencer à travailler! A partir du jour où le sprint est validé il commence. Chacune d’entre nous sait ce qu’elle a à faire, que ce soit seule ou avec quelqu’un. On peut donc organiser notre temps comme on le souhaite (et on a une super Maman dans l’équipe donc c’est important). On sait également quelles sont nos contraintes de temps pour terminer ces missions.

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Les tips de dernières minute :

 

  • Faites attention aux tâches qui dépendent les unes des autres ! Chacun doit avoir le temps de travailler sur ses missions.
  • Faites des points hebdomadaires. Au moins une fois par semaine, on se retrouve pour travailler ensemble. Et on commence toujours par faire un point sur le backlog. C’est très important car ce point permet rapidement de faire apparaître des potentiels retards, des difficultés ou au contraire des facilités. Par exemple : quand l’une finit plus tôt que prévu elle offre son aide à une autre.
  • Ne laissez pas les retards s’accumuler. Chaque personne impliquée dans un projet peut en convoquer tous ses participants pour faire part d’un problème. Là encore, la confiance est essentielle.
  • La méthode agile peut s’appliquer à n’importe quel type de projet, que ce soit le lancement de votre entreprise ou la gestion d’un client en particulier. Et vous pouvez bien sûr avoir plusieurs sprints en même temps.
  • N’oubliez pas de mettre à jour votre backlog une fois le sprint terminé : toutes les tâches réalisées passeront de la colonne « en cours » à la colonne « terminé ».
Vous avez découvert la méthode agile et surtout comment on l’applique chez Les Muses. On espère que ça vous sera utile, que vous soyez Free-lance ou que vous lanciez votre entreprise. Étant personnellement une grosse fana d’organisation et de productivité (Muse Déterminée au rapport haha), je ferai régulièrement des articles sur ces sujets. Le prochain portera d’ailleurs sur le logiciel que nous utilisons pour mettre en place notre version de la méthode agile. En attendant, n’hésitez pas à aller voir nos articles précédents, notamment celui consacré au papier peint panoramique.
Je suis bien entendue très curieuse de vos solutions à vous, n’hésitez pas à commenter vos trouvailles !

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